איך להבטיח עמידה בזמנים בפרויקט מיקור חוץ? כלים ותהליכים מומלצים

אחד היתרונות וגם החסרונות של אאוטסורסינג הוא האפשרות לנהל מספר פרויקטים בו-זמנית. מצד אחד, כך הצוות מרוויח יותר ויש גיוון במשימות. מצד שני, בכמות של פרויקטים שונים העובדים עלולים להתבלבל, כיוון שקשה להחזיק בראש הכל בבת אחת. במאמר זה ניתן כמה טיפים לניהול ועמידה בזמנים בפרויקט מיקור חוץ.

מחפש פתרון ישיר מהיר ויציב? השאר פרטים כאן ונחזור אליך בהקדם >>

עיקרי התקשרות

לעתים קרובות כל תהליכי העבודה על פרויקט הלקוח נדונים בצ'אט כללי. הרעיון נשמע לא רע: לגרום לכולם להיות מעורבים, ושתהליך קבלת ההחלטות יהיה שקוף לכל הצוות. אבל המציאות לעתים קרובות לא תואמת לציפיות. ראשית, בצ'אט הכללי יש הרבה הודעות בנושאים שונים. כל אחד צריך לפתור את הסוגיה שלו, והוא כותב לפחות כמה הודעות. למשל, קופירייטר צריך לאשר טקסט ליצירות פרסומיות, מנהל פרסום צריך לאשר תקציב, ומנהל יח"צ צריך לאשר אסטרטגיית פרסום במדיה.

בסופו של דבר, הצ'אט הכללי הופך ל"גליל" ארוך שצריך לגלול הרבה זמן כדי להגיע למידע הרצוי. זה לוקח זמן שהיה מועיל יותר להשקיע בפתרון משימות. שנית, כמות גדולה של הודעות ללא מבנה מבלבלת את הצוות. קשה להבין לאיזו החלטה הגיעו בסוף ואיזו משימה לבצע. המצב מסתבך עוד יותר בגלל שבצ'אט נמצאים מומחים שונים, שדעתם עשויה לא להתאים אחד לשני.

הפרדה ברורה בין פרויקטים

אם יש לכם מספר פרויקטים, מחלקות או צוותים גדולים, אז יהיו יותר מדי צ'אטים. זה עלול ליצור בעיה בניווט. למשל, שוב ושוב העובדים ישלחו את תוכנית התוכן לסוכנות הנדל"ן לצ'אט של עבודת ה-SEO. במידה והלקוח נוכח בצ'אטים, הוא מתרגז שהעובדים לא מקצועיים. כתוצאה מכך, המוניטין של החברה נפגע. אם הבלבול בתהליכים הופך למגמה, לקוחות יעזבו. וזה מאיים על רווחי העסק. עבור הצוות, בלבול כזה יוצר חוסר סנכרון בתקשורת ומעורר אי הבנות והגברת מתח. עובדים שלא יכולים לעבוד בצורה מתואמת, סביר להניח שלא יוכלו להביא תוצאה קבוצתית טובה.

נגישות

לעתים קרובות העבודה מתואמת עם הלקוח על ידי המנהל בצ'אט נפרד. וכל התקשורת מתבצעת דרך צד שלישי. במקרה כזה קשה יותר להבין את רצונות הלקוח ושלבי האישור מתארכים. אופטימלי אם הלקוח יכול להיות משתתף בצ'אטים. ראשית, כך הוא רואה שהעבודה מתבצעת. הלקוח מבחין בהישגים ובמאמצים של הצוות. זה מפחית את החרדה שלו לגבי התוצאות ומגביר את הנאמנות שלו לחברה. הלקוח מבין על מה הוא משלם כסף. שנית, כך קל יותר לתאם ולקבל החלטות על הפרויקט. כבר אין מנהל שעלול לפרש לא בדיוק נכון את רצונות הלקוח, ובכך לפגוע בתקשורת. במקום זאת, משתתפי מפתח אחרים בפרויקט יכולים לשאול שאלות ישירות. זה מקצר את זמן העבודה ומשפר את איכותה.

חשוב לנו להדגיש כי אתם לא צריכים להתמודד לבד עם אתגרי ניהול הפרויקטים במתכונת מיקור חוץ. הצוות המקצועי שלנו ביוזמה טק מתמחה בליווי ויישום פרויקטי מיקור חוץ, עם דגש על תקשורת יעילה, שקיפות מלאה ועמידה בלוחות זמנים. אנחנו כאן לעזור לכם לנהל את הפרויקט בצורה חכמה יותר. צרו קשר עוד היום לפגישת ייעוץ ראשונה.